„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen“. Diese weisen Worte stammen von Seneca, dem römischen Philosoph und Staatsmann. Bereits vor 2000 Jahren wusste der meistgelesene Schriftsteller seiner Zeit, wo der Schlüssel zum Erfolg liegt: im Zeitmanagement.
Aber: Zeit zu managen heißt nicht, mehr Aufgaben in den Tag hineinzupacken. Es bedeutet, dass Du klug, geplant und fokussiert Deine Zeit nutzt. Dazu gehört, dass Du Aufgaben delegierst, aber auch Prioritäten erkennst und Deinen Tagesablauf danach richtest. Nutze jede Unterstützung, die Du bekommen kannst, sei es personell oder technisch.
Dieser Artikel zeigt Dir Wege auf, wie Du Deine Zeit sinnvoll einteilst und produktiv verwendest. Dein Ziel: Blicke auf Deinen Tag zurück und sage Dir: Das war ein produktiver Tag. Ich habe keine Zeit verplempert, sondern konnte sie dazu nutzen, mich und mein Unternehmen voranzubringen.
Herausforderung Zeitmanagement: Was ist das Problem?
Hast Du nicht auch oft das Gefühl, dass Dir Stunden wie Minuten durch die Finger rinnen? Gerade eben bist Du aufgestanden und jetzt gehst Du schon wieder zu Bett und fragst Dich: Was habe ich in der Zeit dazwischen eigentlich geleistet? Wenn Du die Antwort nicht eindeutig und positiv beantworten kannst, hast Du ein Problem. Ein Zeitmanagement-Problem. Uns allen stehen täglich 24 Stunden zur Verfügung – und die müssen wir bestmöglich nutzen. Mach Dir eins klar: Du hast nicht zu wenig Zeit, sondern Du verschwendest höchstwahrscheinlich zu viel Zeit. Aber das ist kein Grund zu verzweifeln. Du kannst das in den Griff bekommen: mit effektivem Zeitmanagement. Lerne Deinen Tag beruflich und privat besser zu strukturieren, Aufgaben rascher zu erledigen – und das alles, ohne auf dem Zahnfleisch zu gehen.
Genau das kann Zeitmanagement nämlich auch: ein Burn-out verhindern. Du musst wissen, wann auch mal Schluss ist mit dem Job. Eine gute Lebensqualität sorgt für bessere Arbeitsleistung. Hab deswegen kein schlechtes Gewissen. Ein ausgebrannter Chef ist ein schlechter Chef. Fokussieren statt verzetteln – das ist ab jetzt Deine Devise. Delegiere und setze Prioritäten. Doch dazu später mehr.
Um Deine Zeit optimal zu managen, solltest Du Dir folgende Fragen stellen:
- Wie möchte ich meine 24 Stunden einteilen?
- Wie viele Stunden Schlaf benötige ich?
- Wie lange möchte oder muss ich arbeiten?
- Was fange ich mit der übrig gebliebenen Zeit an?
Was Du dabei nicht aus den Augen verlieren darfst: Dich selbst! Du musst Dir immer etwas Zeit nehmen, über Dich und Dein Tun nachzudenken. Was hast Du heute schon erreicht? Bist Du zufrieden mit dem Tag, so wie er bislang gelaufen ist? Welche Erfolge hast Du heute schon zu verbuchen? Was hat nicht so funktioniert wie gewünscht oder muss noch erledigt werden? Selbstreflexion ist ein wichtiges Zeitmanagement-Tool.
Wie oft delegierst Du Aufgaben? Fang an zu lenken statt auszuführen
Was für ein Chef-Typ bist Du? Einer, der meint, alles selber erledigen zu müssen, weil es dann „richtig“ gemacht wird? Dann ist Delegieren sicher nicht Deine Stärke. Oder bist Du ein Vorgesetzter, der gerne Unliebsames abgibt, ohne darauf zu achten, ob der Adressat auch in der Lage ist, die Aufgabe zu bewältigen? So oder so – das kann auf Dauer nicht gut gehen.
Wenn Du in der Lage bist, sinnvoll zu delegieren, ist das ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg. Du kannst so viel effizienter arbeiten und verzettelst Dich nicht mit Aufgaben, die auch andere erledigen können. Du bist der Chef und musst Dich auf Chefsachen fokussieren. Frage Dich bei jeder Deiner Tätigkeiten, ob diese auch nicht von jemand anderem erledigt werden kann.
Delegiere Aufgaben, um Deine Unternehmensziele zu erreichen. Aber gib Aufgaben nicht an irgendwen ab. Es muss jemand sein, der diese besser und effizienter als Du erledigen kannst. Das setzt natürlich eine gehörige Portion Selbsterkenntnis voraus. Immerhin musst Du Dir eingestehen, dass Du nicht (in allem) perfekt bist. Dieses Eingeständnis fällt nicht jedem leicht.
Suche Mitarbeiter, an die Du Aufgaben abgibst, sorgfältig aus. Passt sein Jobprofil zum Aufgabenprofil? Jemand, der privat nicht digital unterwegs ist, wird sich als Social-Media-Manager bestimmt nicht mit Ruhm bekleckern. Auch nicht unwichtig: Hat der Mitarbeiter genügend Kapazitäten, um weitere Pflichten zu übernehmen?
Weise Deinen Mitarbeiter ausführlich in die neuen Aufgaben ein. Gebe ihm alle Informationen und Tools an die Hand, die er benötigt. Biete ihm an, dass er sich bei Fragen an Dich wenden kann. Idealerweise triffst Du Dich regelmäßig mit dem Mitarbeiter, um Dich über Fortschritte oder auch Probleme auszutauschen. Hier ist allerdings Fingerspitzengefühl gefragt, das darf nicht als Kontrolle oder Misstrauen interpretiert werden. Das wäre nicht gut für die Arbeitsmoral.
Alle delegierten Aufgaben wurden erledigt? Prima. Dann ist jetzt Zeit für Feedback und Reflexion: Analysiere, wie gut und effizient die delegierte Arbeit erledigt wurde. Mache auf Stärken und Schwächen aufmerksam. Dabei immer konstruktiv vorgehen, um Deinen Mitarbeiter zu motivieren und das Optimum herauszuholen.
Tipps: So klappt es mit dem Delegieren
Erstelle Leitfaden und Checkliste für die delegierten Aufgaben.
- Prüfe, welche Aufgaben sich digital erledigen lassen. Setze neue Technologien gezielt ein, um Deinen Arbeitsalltag zu erleichtern.
- Erstelle einen Zeitplan mit Deadline: Was muss bis wann erledigt sein?
- Nehme Rücksicht: Deligiere nur an Mitarbeiter, die sich mit der Materie auskennen und genügend Kapazitäten haben. Deswegen Überstunden machen zu müssen, ist nicht motivierend.
- Dein Ziel sollte sein, dass Deine Mitarbeiter die neuen Aufgaben so eigenverantwortlich übernehmen wie möglich. Dann bist Du aus dem Schneider und hast Zeit für Dinge, die nur Du erledigen kannst.
Setze Prioritäten: Welche Aufgaben können auch andere erledigen?
Das kommt Dir bekannt vor: Der Tag ist vorbei, er war stressig und der Zeitdruck war immens. Und dennoch hast Du nicht das Gefühl, etwas geschafft zu haben. Unproduktiv und anstrengend. Absolut frustrierend. Mit solchen Arbeitstagen wirst Du Dein Unternehmen nicht zum Erfolg führen. Denke, plane und arbeite strategisch und durchdacht. Setze Prioritäten! Konzentriere Dich auf das Wichtige, schenke den elementaren Aufgaben Deine volle Aufmerksamkeit und Konzentration. Was nicht wichtig ist, darf auch gerne mal aufgeschoben werden. Es frisst nur Deine kostbare Zeit.
So gelingt es Dir, Prioritäten zu setzen:
- Verschaffe Dir zuerst einmal einen Überblick über Deine Aufgaben.
- Ordne Deinen Aufgaben eine Wichtigkeit zu: Sehr wichtig, mittel oder nicht wichtig. In dieser Reihenfolge solltest Du die Aufgaben auch abarbeiten.
- Je wichtiger die Aufgabe, desto mehr Zeit solltest Du ihr widmen. Frage Dich immer, welche Aufgabenerledigung Dir geschäftlich mehr bringt, diese solltest Du dann auch priorisieren.
- Welche Aufgaben müssen zwingend von Dir erledigt werden? Was nicht unbedingt Chefsache ist, solltest Du abgeben.
- Lege fest, an welchen Mitarbeiter Du Pflichten abgibst. Achte darauf, dass der Mitarbeiter zeitlich und fachlich dazu in der Lage ist. Definiere die Aufgaben und stelle Deine Erwartungen bezüglich des Ergebnisses klar.
- Verwechsle nicht Dringlichkeit mit Wichtigkeit! Nur weil jemand etwas dringlich anfordert, heißt es nicht, dass dies auch wichtig ist. Das Diktat der Dringlichkeit ist leider der Fluch der heutigen Geschäftswelt. Du musst ein Gespür für wichtige Dinge entwickeln und darfst Dich von Dringlichkeit nicht unter Druck setzen lassen.
Such Dir Support, um Dich auf das Wesentliche zu fokussieren
Gerade in jungen Unternehmen wird oft gespart. Da denkt der Chef, dass eine Büroassistenz doch gar nicht notwendig sei. Den Gedanken, dass man die „paar“ Mails, Telefonate, Botengänge und andere Bürotätigkeiten auch selbst erledigen kann, haben viele Business-Frischlinge. Falsch gedacht! Das sind alles Zeitfresser, die Dich von wichtigen Arbeiten fernhalten und auch noch Deine Energie rauben, die Du benötigst, um Dein Unternehmen zum Erfolg zu führen. Nutze die eingesparte Zeit für eine strategische Ausrichtung Deines Unternehmens oder die Umsetzung neuer Projekte.
Was kann eine Büroassistenz für Dich leisten?
Eine Büroassistenz sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen und sollte idealerweise ein Organisationstalent sein.
Diese zeitfressenden Arbeiten nimmt Dir eine Büroassistenz ab:
- administrative Tätigkeiten
- Organisation von Besprechungen und Konferenzen
- Schriftverkehr
- Rechnungen schreiben
- Termine organisieren und auf deren Einhaltung achten
- Kommunikation mit Lieferanten, Kunden, Partnern und Behörden
- Arbeitsabläufe im Büro effizienter gestalten
- Daten eingeben
- Dokumentieren von Arbeitsabläufen
- Empfang von Kunden, Mitarbeitern und Gästen
- Botengänge erledigen
- Telefonate tätigen. Anrufe annehmen und nach Wichtigkeit durchstellen, notieren oder abblocken
- Büromaterialien bestellen
- Wartung von Bürogeräten
Geh die nächsten Schritte, um Deine Erfolgsgeschichte fortzusetzen
Dir schwirrt jetzt der Kopf von all diesen Infos rund ums Zeitmanagement? Kein Problem. Jürgen Höller sorgt für Durchblick und die richtige Struktur. In der Jürgen Höller Academy bietet der renommierte Unternehmenscoach spezielle Seminare und Coachings für Unternehmer an, die Dir zeigen, wie Du Dein Zeitmanagement in den Griff bekommst und Dein Unternehmen gezielt zum Erfolg führst.
