Als erfolgreicher Unternehmer hast Du einen vollen Terminkalender. Lange Arbeitszeiten sind an der Tagesordnung – und das ist auch erst einmal völlig normal. Problematisch wird es erst dann, wenn Du Dich mit besonders viel Kleinkram aufhältst und die Kontrolle über Dein Zeitmanagement verlierst. Dann nämlich stehen Dir unter Umständen diverse Nachtschichten bevor, die Du in Anbetracht Deiner Work-Life-Balance natürlich tunlichst vermeiden solltest.
Damit Dir dies auch langfristig gelingt, gibt es ein Zauberwort, dass gerade Führungskräfte und Unternehmer beherzigen sollten: Delegieren! Es gibt viele Tätigkeiten, für die Du zwar letztendlich verantwortlich bist, die Du aber nicht selbst erledigen musst. Weg mit dem Kleinkram: Lerne Aufgaben zu delegieren! Und wie das gelingen kann, erfährst Du in diesem Artikel.
Konkret lernst Du die folgenden Dinge, die Dich in Deinem persönlichen Erfolg garantiert weiterbringen werden:
- Einige Dinge sind im wahrsten Sinne des Wortes “Chefsache”. Identifiziere Aufgaben, die Du jedoch guten Gewissens an Deine Mitarbeiter delegieren kannst.
- Delegiere grundsätzlich alles, was auch Deine Mitarbeiter gut leisten können. Damit schaffst Du Dir den nötigen Freiraum für Deine Arbeit.
- An diesen Attributen bzw. Skills erkennst Du die perfekte Büroassistenz. Finde Sie schnellstmöglich, um noch besser durchstarten zu können.
- Sorge dafür, dass möglichst viele Deiner unternehmensinternen Prozesse automatisiert ablaufen.
- Setze wann immer möglich Prioritäten und optimiere Dein Zeitmanagement. Denn so kommst Du perfekt voran.
- Optimiere Deine Prozesse fortlaufend. Denn Optimierung ist niemals ein zeitlich begrenzter Prozess, sondern begleitet Dich in Deinem ganzen Unternehmer-Leben.
- Hole Dir die passende Unterstützung, z. B. durch den renommierten Unternehmenscoach Jürgen Hölle mit seiner Akademie.
Wenn der Kleinkram erst einmal erledigt ist, kannst Du Dich noch besser Deinem Kerngeschäft widmen und gleichzeitig noch ausreichend Freizeit generieren. Das Leben ist zu kurz, um sich als Führungskraft mit Kleinigkeiten zu beschäftigen. Denn bedenke immer, dass hierfür ein starkes und motiviertes Team hinter Dir steht.
So identifizierst Du Aufgaben, die Du abgeben kannst
Um den ersten Schritt in Richtung Delegation von Tätigkeiten zu gehen, musst Du erstmal die Arbeiten identifizieren, die Du auch wirklich guten Gewissens abgeben kannst. Denn für einige Dinge braucht es die starke Hand des Unternehmers selbst. Wie aber lassen sich diese Aufgaben identifizieren? Zunächst einmal solltest Du Dir eine Liste erstellen und alle anfallenden Arbeiten aufschreiben.
Hand auf Herz: Musst Du die Buchhaltung wirklich selbst machen oder gibt es hierfür nicht Leute in Deinem Team, die in dieser Hinsicht vielleicht sogar talentierter sind? Schreibst Du die neue Unternehmensbroschüre wirklich ganz alleine? Vielleicht haben Deine Mitarbeiter einen viel besseren Blick auf manche Bereiche und können dies noch authentischer zu Papier bringen.
Kurzum: Es werden sich genug Tätigkeiten zeigen, die Du ohne Schwierigkeiten abgeben kannst. Sollte es Dir selbst allerdings schwer fallen, diese Aufgaben eigenständig zu identifizieren, bietet sich das Engagement eines Unternehmenscoaches an. Er oder sie haben einen großen Erfahrungsschatz und können Dich bei diesen sehr wichtigen Aufgaben sicherlich sehr gut unterstützen. Scheue Dich daher also auf keinen Fall, Dir diese Unterstützung ins Haus zu holen.
Delegiere alles, was auch Deine Mitarbeiter umsetzen können
Als Unternehmer bist Du der “Kopf” und das “Herz” des Unternehmens. Du gibst die strategische Richtung vor und triffst die letzten Entscheidungen. Doch eines bist Du keinesfalls: Und zwar ein Alleskönner. Niemand ist das, auch nicht Deine Mitarbeiter. Diese können Dir allerdings sehr viele Tätigkeiten abnehmen und das sollten sie auch. Denn ganz wichtig ist für Dich die Erkenntnis: Auch Du als Unternehmer kannst schlichtweg nicht jede Aufgabe übernehmen.
Zur Optimierung Deines Zeitmanagements gehört daher die Maxime: Alles, was auch Dein Team erledigen kann, wird delegiert. Bei der Aufgabenverteilung gilt es zudem, ganz bewusst die Stärken und Talente der Mitarbeiter zu berücksichtigen.
Finde die perfekte Büroassistenz
Gerade im Büro fallen unfassbar viele administrative und – wie der Name bereits sagt – bürokratische Tätigkeiten an. Zwar solltest Du darüber auch den Überblick haben, aber gerade hier lassen sich viele Aufgaben gut delegieren. Und zwar an jemanden, der darauf spezialisiert ist, wie eine Büroassistenz. Eine solche Assistenz einzustellen ist mit Sicherheit ein gutes Investment. Doch solltest Du natürlich auf die wichtigsten Skills achten, die eine solche Person mitbringen sollte.
Dazu gehören vor allem:
- Organisationsfähigkeiten: Effizientes Planen und Koordinieren von Aufgaben, Terminen und Projekten.
- Kommunikationsstärke: Klare und professionelle mündliche und schriftliche Kommunikation mit Kollegen und Kunden.
- Multitasking: Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten und Prioritäten zu setzen.
- Technische Kompetenz: Sicherer Umgang mit gängigen Bürosoftware-Anwendungen (z. B. MS Office).
- Schreibfertigkeiten: Schnelles und fehlerfreies Schreiben von Geschäftsbriefen, E-Mails und Berichten.
- Teamfähigkeit: Bereitschaft, im Team zu arbeiten und andere zu unterstützen.
- Diskretion: Vertrauliche Informationen bewahren und sensibel damit umgehen.
- Problemlösungskompetenz: Analytisches Denken, um Herausforderungen zu identifizieren und Lösungen zu finden.
- Kundenorientierung: Freundlicher und professioneller Umgang mit Kundenanfragen und -bedürfnissen.
- Selbstständigkeit: Fähigkeit, eigenverantwortlich und eigeninitiativ zu arbeiten.
- Zeitmanagement: Effektive Nutzung der Arbeitszeit, um Deadlines einzuhalten und produktiv zu bleiben.
- Flexibilität: Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Anforderungen und Prioritäten.
- Büroorganisation: Kenntnisse in der allgemeinen Büroverwaltung und Ablage von Dokumenten.
Automatisiere Deine Prozesse
Automatisiere Deine Prozesse: Diesen Satz wirst Du vermutlich von jedem guten Unternehmenscoach hören. Denn Du ersparst Dir und Deinen Mitarbeitern eine Menge Zeit, wenn sie nicht alles selbst machen müssen. Doch es stellt sich natürlich die Frage, welche Prozesse sich für eine Automatisierung eignen.
Grundsätzlich bieten sich z. B. wiederkehrende administrative Aufgaben wie die Buchhaltung an. Natürlich kommt es auch ganz entscheidend auf die Branche an. Eine Rechtsanwaltskanzlei kann andere Prozesse automatisieren als eine Arztpraxis. Vom produzierenden Gewerbe ganz zu schweigen.
Gut für eine Automatisierung eignen sich die folgenden Verfahren/Prozesse:
- Dateneingabe und Datenverarbeitung: Automatisierte Datenimporte, -exporte und -verarbeitung können manuelle Eingabefehler reduzieren und Zeit sparen.
- Rechnungswesen und Buchhaltung: Automatisierung von Rechnungsstellung, Zahlungseingängen, Ausgabenverwaltung und Buchhaltungsprozessen.
- Kundenservice: Automatisierte Chatbots und Antwortsysteme können häufig gestellte Fragen beantworten und Kundenservice rund um die Uhr anbieten.
- Personalverwaltung: Automatisierung von Onboarding-Prozessen, Urlaubsanträgen, Zeitverfolgung und Gehaltsabrechnungen.
- Lagerverwaltung: Automatisierung der Bestellprozesse, Bestandskontrolle und Versandabwicklung.
- Marketing und E-Mail-Kampagnen: Automatisierte E-Mail-Marketingkampagnen und Social-Media-Beiträge können geplant und personalisiert werden.
- Datenanalyse: Automatisierte Auswertung von Daten und Erstellung von Berichten zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen.
- Projektmanagement: Automatisierte Aufgabenverfolgung, Zeitpläne und Benachrichtigungen für Projektteams.
- Vertrieb: Automatisierung von Vertriebsprozessen, z. B. Lead-Generierung, Verfolgung von Interessenten und Angebotserstellung.
- IT-Infrastruktur: Automatisierung von Systemwartung, Software-Updates und Sicherheitsüberprüfungen.
Prioritäten und Zeitmanagement: So kommst Du voran
Wichtig ist die Erkenntnis, dass in einem Unternehmen niemals alle Aufgaben gleich wichtig sind. Das bedeutet, dass Du einige Aufgaben auch eher mal zurückstellen kannst. Andererseits gilt es, konkrete Prioritäten zu setzen, um schneller voranzukommen. Vielleicht ist die Kundenpräsentation heute einfach viel wichtiger als die Umsatzsteuervoranmeldung, denn für Letztgenannte läuft die Frist erst in einer Woche ab. In diesem Fall sollte klar sein, was Du bzw. Deine Mitarbeiter als erstes machen.
Auch das Zeitmanagement ist eine Stellschraube mit viel Optimierungspotenzial. Oftmals lassen sich durch geschickte Änderungen in der Planung erstaunlich viele zeitliche Ressourcen freisetzen. Darüber hinaus gibt es verschiedene Tools um sein Zeitmanagement zu verbessern, dazu gehört z. B. Timeboxing.
Das Timeboxing-Prinzip beinhaltet in der Regel folgende Schritte:
- Aufgaben-Identifikation: Zuerst werden alle Aufgaben oder Aktivitäten, die erledigt werden müssen, identifiziert und priorisiert.
- Festlegung von Zeitblöcken: Anschließend werden feste Zeitintervalle, sogenannte „Timeboxes“, für jede Aufgabe zugewiesen. Diese Zeitblöcke können Minuten, Stunden oder sogar Tage umfassen, je nach Art des Projekts oder der Aktivität.
- Feste Zeiten einhalten: Während der Timebox ist es wichtig, die zugewiesene Zeit genau einzuhalten. Wenn die Zeit abgelaufen ist, muss die Aktivität unterbrochen werden, unabhängig davon, ob sie vollständig abgeschlossen ist.
- Priorisierung und Anpassung: Während der Bearbeitung von Aufgaben innerhalb der Timebox können Prioritäten neu bewertet werden, und gegebenenfalls können Anpassungen vorgenommen werden, um das Wesentliche zu erledigen.
Optimierung ist ein Prozess
Optimierung ist nie eine einmalige Aufgabe, sondern sie begleitet Dich als Unternehmer jeden einzelnen Tag. Will heißen: Unternehmensprozesse und Aufgaben sollten regelmäßig evaluiert werden, ansonsten besteht die Gefahr schnell wieder in den alten Rhythmus zu kommen. Auch hierfür gilt, dass Du Dir für die Implementierung nachhaltiger Optimierungsprozesse einen Unternehmenscoach an die Hand nehmen kannst. Denn Betriebsblindheit ist der Feind der Optimierung.
Erst wenn Du die Performance Deines Unternehmens fortlaufend verbesserst, wirst Du langfristig auf die Siegerstraße kommen, ohne dass Dich ständig Kleinkram aufhält.
Wir bringen Dich nach vorn!
Wie bereits erwähnt, ist es absolut empfehlenswert, beim Thema Delegieren anfangs einen Unternehmenscoach zu engagieren. Er identifiziert gemeinsam mit Dir zeitliches “Einsparpotenzial” und Aufgaben, die Deine Mitarbeiter gut selbst erledigen können. Zu den bekanntesten und gleichsam renommiertesten Coaches in Deutschland gehört Jürgen Höller.
Die Jürgen Höller Academy bietet Dir eine Reihe an Seminaren und Events zum Thema Delegieren und Optimieren. Besuche beispielsweise die Power Days, die sich ganz speziell an Unternehmer richten, die dauerhaft auf die Erfolgsspur kommen möchten.
Ebenfalls hervorragend geeignet, weil voll und ganz auf selbstständige Unternehmer zugeschnitten, sind die Veranstaltungen Umsatz-Explosion sowie Management und Führung.
Starte noch heute durch und setze Dich mit der Jürgen Höller Academy in Verbindung. Du wirst schnell lernen, welch großes Potenzial noch in Dir steckt, wenn Du anfängst, Aufgaben zu delegieren. Der Erfolg stellt sich dann fast wie von selbst ein.
