Eines ist als Angestellter und Unternehmer gleich: Der Tag hat nur 24 Stunden, die es optimal zu nutzen gilt. Dazu gehören natürlich auch Freizeit, Schlaf und die täglichen Mahlzeiten. In diesem Artikel geht es darum, die dienstliche Zeit als Unternehmer zu optimieren und möglichst viele Aufgaben adäquat zu erledigen. Das Stichwort hierfür heißt Zeitmanagement. Dieses sollte immer als Ziel haben, sich zeitlich nicht zu verschätzen und zudem nicht von einem Termin zum nächsten zu hetzen. Vielmehr geht es darum, die richtigen Prioritäten zu setzen und zunächst die Aufgaben zu erledigen, die auf keinen Fall warten können.
Indem Du ein professionelles Zeitmanagement betreibst, wirst Du letztendlich viel effektiver agieren und weniger gestresst sein. Hierzu gibt Dir dieser Artikel eine gute Anleitung. Konkret geht es dabei um diese Themen:
- Klare Strukturen und klare Ziele: Darauf solltest Du als Entscheidungsträger achten
- Habe keine Angst vor neuen Technologien, sondern setze sie gezielt ein, um Deinen Arbeitsalltag zu erleichtern
- Setze als Unternehmer Prioritäten und selektiere gezielt, was wirklich wichtig ist
- Zeiteffizienz und Multitasking harmonieren nicht miteinander
- Nutze das Potenzial Deines Teams und delegiere gezielt bestimmte Aufgaben
- Sei vorbereitet auf ungeplante Ereignisse
- Für mehr Fokus: Nutze die Timeboxing-Methode und erfahre hier, was es damit auf sich hat
- Du möchtest mehr Tipps und Tricks für Dein Zeitmanagement? Komm in das Seminar der Jürgen Höller Academy
Mit einem optimalen Zeitmanagement steigerst Du die Effizienz Deines Unternehmens und bist selbst ausgeglichener, denn Du hast das gute Gefühl, alles unter Kontrolle zu haben. Scheue Dich zudem nicht, neben den Tipps in diesem Artikel auch externe Hilfe in Anspruch zu nehmen. Mit Jürgen Höller und seiner Akademie steht Dir einer der erfahrensten Unternehmenscoaches in diesem Land zur Seite.
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Klare Strukturen und klare Ziele: Darauf solltest Du als Entscheidungsträger achten
Ein erster wichtiger Schritt zu einem optimierten Zeitmanagement sind klare Unternehmensstrukturen. Erst sie ermöglichen, dass jeder die Aufgabe übernimmt, die ihm zugewiesen ist und für die er die Verantwortung trägt. Und erst dies wiederum führt dazu, dass Projekte und Aufgaben in einem adäquaten Zeitraum abgearbeitet werden können und Du letztendlich Zeit einsparst.
Sind die Strukturen im Unternehmen unklar, wird es zwangsläufig zu Missverständnissen kommen, die natürlich wertvolle Zeit rauben. Eindeutig definierte Unternehmensstrukturen sind wichtig, um effizient seine Ziele zu erreichen. Hierfür müssen Deine Mitarbeiter klar abgegrenzte Aufgabenbereiche zugewiesen bekommen. Denn so ist sichergestellt, dass jeder die Aufgabe übernimmt, für die er auch verantwortlich ist. Auf diese Weise ziehen alle Mitarbeiter sprichwörtlich “an einem Strang” und Projekte werden schneller und effektiver umgesetzt.
Entscheidungsträger in Deinem Unternehmen müssen zudem genau wissen, in welchen Bereichen sie eigenständig handeln dürfen. Das entfaltet Kreativität und Dynamik, ohne dass jemand seine Kompetenzen entweder überschreitet oder seinen Entscheidungsspielraum nicht voll ausnutzt.
Ebenfalls unverzichtbar sind glasklare Ziele, die Du als Führungskraft deutlich herausarbeiten musst. Wohin soll es gehen? Was ist das Ziel des nächsten Projekts? Welche Zeitraum steht Dir hierfür zur Verfügung? All diese Fragen müssen klar sein, damit Du und Dein Team sich nicht in kleinteiligen Aufgaben verlieren, sondern stringent dem ausgerufenen Ziel entgegenarbeiten. Ebenfalls wichtig für das Zeitmanagement: Die gesetzten Ziele sollten zudem regelmäßig überprüft werden, damit keine Zeit in aussichtslose Projekte investiert wird.
Keine Angst vor neuen Technologien
Teilweise werden neue Technologien als Bedrohung wahrgenommen. Diesen Fehler solltest Du als kluger Unternehmer nicht machen. Vielmehr solltest Du durchaus kritisch, aber ergebnisoffen prüfen, welche digitalen Tools Dir Deinen täglichen Job erleichtern. Kundendatenbanken, Rechnungsprogramme oder digitale Schreibprogramme können dafür sorgen, dass Du gewisse administrative Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen kannst und Dich nicht in unnötigen Schreibkram verlierst.
Ein gutes Beispiel ist das teils verehrte, teils gefürchtete Chat GPT. Nehmen wir das Beispiel eines Redaktionsbüros: Natürlich sollten die eigentlichen Artikel hier weiter durch saubere Recherche und durch den Redakteur geschrieben werden. Doch lässt sich Chat GPT hier teilweise als effektives Hilfsmittel einsetzen, beispielsweise, um weitere relevante Themen zu identifizieren, auf die Du von selbst vielleicht nicht gekommen wärst.
Generell tust Du gut daran, so viele digitale Tools zu verwenden, wie Du wirklich benötigst. Übertreibe es nicht, doch habe keinesfalls Angst davor. WeClapp beispielsweise ist ein administratives Programm, mit dem Du die folgenden Dinge ganz einfach erledigen kannst:
- Kunden anlegen
- Angebote und Rechnungen schreiben
- Einträge in Kalender vornehmen (zum Beispiel Urlaubszeiten Deiner Mitarbeiter)
- Umsätze anzeigen und zum Beispiel mit dem Vorjahr vergleichen
Willst Du das allen Ernstes von Hand machen? Eben! Deswegen lautet die Devise, technische Lösungen sinnvoll in Deinen Arbeitsalltag zu integrieren.
Setze als Unternehmer Prioritäten
Zu den wichtigsten Regeln im Zeitmanagement eines Unternehmers gehört das Setzen von Prioritäten. Denn nicht alle Aufgaben sind zu jedem Zeitpunkt gleich wichtig. Und die Unkenntnis darüber kann sehr viel Zeit verbrauchen, die Du wahrlich besser nutzen kannst. Wenn eine Aufgabe erwiesenermaßen noch warten kann, dann lasse sie auch warten, vorausgesetzt, Du hast etwas Wichtigeres zu tun. Und das dürfte bei selbstständigen Unternehmern meistens der Fall sein.
Eine bewährte Form der Priorisierung von Aufgaben ist die sogenannte Eisenhower Matrix. Sie ist benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower und stellt ein effektives Werkzeug zur Priorisierung und Organisation von Aufgaben dar. Sie hilft Einzelpersonen und Teams, ihre Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren, um eine effiziente Zeit- und Ressourcenverwaltung zu gewährleisten.
Die Matrix teilt Aufgaben in vier Quadranten ein:
- Dringend und wichtig: Diese Aufgaben haben höchste Priorität und sollten sofort erledigt werden. Sie sind oft unvermeidliche Notfälle oder Projekte mit hoher Dringlichkeit.
- Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben sind langfristig bedeutsam, erfordern jedoch eine strategische Planung und sollten priorisiert werden. Dieser Quadrant bietet Raum für strategische Entscheidungen und langfristige Ziele.
- Dringend, aber nicht wichtig: Hier handelt es sich oft um Ablenkungen und Unterbrechungen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, aber keinen langfristigen Nutzen bieten. Es ist wichtig, diese Aufgaben zu minimieren oder zu delegieren.
- Nicht dringend und nicht wichtig: Diese Aufgaben sind Zeitverschwendung und sollten vermieden werden. Sie lenken von wichtigeren Aktivitäten ab und sollten eliminiert oder stark reduziert werden.
Die Eisenhower-Matrix fördert die Selbstreflexion und ermöglicht es, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Sie unterstützt eine bessere Zeitmanagement-Strategie und trägt zur Steigerung der Produktivität und Effizienz bei. Indem Du Aufgaben bewusst in die verschiedenen Quadranten einordnest, kannst Du Deine Arbeitsweise optimieren und Deine Ziele effektiver erreichen.
Zeiteffizienz und Multitasking: Warum beide nicht miteinander harmonieren
Zunächst möchte man vielleicht denken, dass Multitasking die Lösung für ein besseres Zeitmanagement darstellt. Man erledigt einfach mehrere Aufgaben auf einmal und spart dadurch Zeit. Leider ein Trugschluss, wie Experten herausgefunden haben. Indem Du mehrere Aufgaben bearbeitest, neigst Du dazu, Dich nicht zu 100 Prozent darauf zu konzentrieren. Dann geht es zwar zunächst scheinbar schneller, doch letztendlich entstehen so eher Fehler. Das wiederum kostet dann unter dem Strich mehr Zeit.
Das Motto sollte deswegen lauten, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen – und das mit einem Höchstmaß an Konzentration. Lass Dich nicht ablenken und Du wirst feststellen, dass Du sehr schnell ans Ziel kommst und eine gute Qualität ablieferst.
Nutze das Potential Deines Teams und delegiere Aufgaben
Im Laufe Deines Lebens als Unternehmer sammelst Du viele wichtige Erkenntnisse. Eine davon lautet: Du kannst nicht alles selbst erledigen! Aus diesem Grund gibt es in Unternehmerkreisen ein berühmtes Zauberwort: Delegieren! Hierin steckt ein enormes Potenzial für mehr Zeiteffizienz und weniger Stress. Gebe Aufgaben gezielt an Deine Mitarbeiter ab und ermächtige einige davon, auch eigenständige Entscheidungen zu treffen und/oder auszuführen. Schließlich funktioniert Deine Organisation am besten als starkes Team.
Sei vorbereitet auf ungeplante Ereignisse
Eine gute Zeitplanung umfasst immer ausreichend Puffer, falls es zu ungeplanten Ereignissen kommt. Dazu gehören beispielsweise:
- Unerwartete Verzögerungen im Projekt
- Lieferschwierigkeiten
- Zahlungsverzögerungen durch den Kunden
- Personalengpässe
- Krankheit
- Plötzliche Mehrarbeit durch Änderungen im Projektablauf
Indem Du ausreichend zeitliche Reserven einplanst, kannst Du flexibel auf derlei Ereignisse reagieren. Entsprechend entspannter kannst Du Deine Arbeit angehen, als wenn Du alles sprichwörtlich “Spitz auf Knopf” planst. Und das Gute ist: Solltest Du die zusätzliche Zeit nicht benötigen, kannst Du diese beispielsweise für Freizeit oder kleinere Pausen nutzen. Merke: Zu einem ausgeklügelten Zeitmanagement gehört immer ein ausreichender zeitlicher Puffer.
Für mehr Fokus: Nutze die Timeboxing-Methode
Je fokussierter Du Deine Arbeit angehst, umso effizienter bist Du – sowohl vom Ergebnis als auch von der Zeit her. Die sogenannte Timeboxing Methode kann Dir dabei helfen, den Tag besser für anstehende Aufgaben zu strukturieren. Und so funktioniert sie:
Die Timeboxing-Methode ist eine effektive Zeitmanagement-Technik, bei der Aufgaben in bestimmte Zeitintervalle, sogenannte „Boxen“, aufgeteilt werden. Jede Aufgabe wird einem festgelegten Zeitrahmen zugeordnet, um den Fokus und die Produktivität zu steigern. Während dieser Zeitspanne arbeitet man konzentriert an der Aufgabe, ohne Unterbrechungen oder Ablenkungen zuzulassen. Wenn die Zeit abgelaufen ist, wird die Aufgabe beendet, unabhängig vom Fortschritt. Timeboxing fördert Effizienz, Priorisierung und die Einhaltung von Zeitplänen. Es hilft, Überarbeitung zu verhindern und kann für agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum verwendet werden. Durch die klare Begrenzung von Aufgaben wird Stress reduziert und die Zielerreichung erleichtert.
Du möchtest mehr Tipps und Tricks für Dein Zeitmanagement: Komm in unser Seminar!
Du hast nun viele Argumente geliefert bekommen, wieso ein angemessenes Zeitmanagement für Dich als Unternehmer unabdingbar ist. Ebenso bist Du nun um viele Tipps reicher, wie Du Deine Effizienz steigerst und mehr aus Deiner zur Verfügung stehenden Zeit herausholst. Klingt für Dich recht kompliziert? Da können wir Dich beruhigen: Mit der richtigen Unterstützung bekommst Du diese Ratschläge in Deinem Unternehmen gut umgesetzt.
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