Feedback ist wichtig – im Business, eigentlich in fast allen Lebenslagen. Als ganz besonders essentiell hat sich das Feedbackgespräch im Bereich Mitarbeiterführung und Mitarbeitermotivation erwiesen, denn motivierte Mitarbeiter sind der beste Motor Deines Unternehmenserfolgs.
Welches enorme Potenzial für Dein Unternehmen in einem Mitarbeitergespräch steckt und wie Du ein gutes Feedbackgespräch mit Deinen Mitarbeitern führen kannst, darauf werfen wir in diesem Beitrag einen Blick. Zusätzlich gebe ich Dir wertvolle Tipps an die Hand, wie Du ein solches Gespräch sinnvoll und zielführend aufbauen kannst. Und das sind die einzelnen Themen:
- Strategien zur meisterhaften Vorbereitung des Gesprächs
- die perfekte Struktur für das Reflektionsgespräch
- Fokus auf die Leistungen Deines Mitarbeiters gleich zu Beginn des Meetings
- konstruktive Kritik als Motivations-Push für Deinen Mitarbeiter
- Festlegen von Zukunftsvisionen und gemeinsamen Zielen
- das Wir-Gefühl stärken – das spornt Deine Mitarbeiter zu Höchstleistungen an
- ein gemeinsames Versprechen formulieren – als klares Bekenntnis Deines Mitarbeiters zu Dir und Deinem Unternehmen
Wenn Du Dein Feedback nach diesem Leitfaden gestaltest, dann verlässt ein motivierter Mitarbeiter das Gespräch, der gerne für Dein Unternehmen arbeitet. Let’s do it!
Nutze unbedingt das enorme Potenzial eines Mitarbeitergesprächs
Was passiert bei einem Feedbackgespräch?
- Mitarbeiter und Vorgesetzte setzen sich in einem regelmäßigen Turnus zusammen und besprechen die bisherigen Leistungen und Erfolge des Mitarbeiters,
- werfen aber auch einen konstruktiv kritischen Blick auf Dinge und Themen mit Verbesserungspotenzial.
Ziel diese Gesprächs ist es, den Mitarbeiter zu fördern und zu motivieren, denn ein motivierter Mitarbeiter macht seine Arbeit gerne und strahlt dies auch nach außen weiter. Bei einem motivierten Mitarbeiter kauft der Kunde gern und dieser Effekt spiegelt sich unmittelbar im Unternehmenserfolg wider.
Beachte diese wertvollen Tipps für ein erfolgreiches Feedbackgespräch
Im Folgenden wird es nun konkret und wir arbeiten uns Schritt für Schritt durch die wichtigsten Tipps für ein erfolgreiches Reflexionsgespräch. Allerdings ist bei all der Theorie eines zu beachten: die wichtigstes Grundvoraussetzung für ein Mitarbeitergespräch, das beide Gesprächspartner weiterbringt, sind Teilnehmer, die sich weiterentwickeln wollen, die offen sind für Feedback und die mit Kritik umgehen können.
Nutze diese Strategien zur meisterhaften Vorbereitung des Gesprächs
Wie so oft ist auch bei einem Feedbackgespräch die gründliche Vorbereitung eine wichtige Grundvoraussetzung, denn dadurch stellst Du sicher, dass
- das Gespräch nach einem roten Faden abläuft,
- der zeitliche Rahmen nicht gesprengt wird,
- die Ziele des Gesprächs erreicht werden und
- beide Seiten zufrieden und motiviert aus dem Gespräch herausgehen.
Wie also kann eine solche detaillierte Vorbereitung aussehen? Ich empfehle folgende Strategien:
- Wähle einen angemessen Raum, in dem für die Dauer des Gesprächs auch wirklich Ruhe herrscht. Vermeide störende Telefonate und sorge dafür, dass andere Mitarbeiter den Raum nicht betreten.
- Informiere Deinen Mitarbeiter rechtzeitig über Termin und auch über den Inhalt des Gesprächs, damit auch er sich vorbereiten kann.
- Sorge dafür, dass alles in einer angenehmen Atmosphäre stattfindet. Sind Getränke und vielleicht auch Gebäck vorhanden sowie die notwendigen technischen Hilfsmittel wie Beamer, Block, Stift etc.
- Bereite Gesprächsinhalt und -verlauf gründlich vor.
- Notiere Dir alle inhaltlichen Themen, die Du ansprechen möchtest,
- recherchiere gründlich alles Fakten zum Inhalt des Gesprächs,
- schreibe Deine Argumente auf,
- überlege Dir, welche Einwände seitens des Mitarbeiters zu erwarten sind und
- sorge so für den roten Faden, an dem Du Dich orientieren kannst.
So entwirfst Du die perfekte Struktur für das Reflektionsgespräch
Üblicherweise ist ein Feedbackgespräch in vier Teile oder Phasen gegliedert:
- Gesprächseinstieg: Smalltalk
- Analyse: Hier werden bisherige Erfolge betrachtet, aber auch eventuelle Kritikpunkte angesprochen. Das ist der eigentliche Feedback-Part.
- Planung: Nun geht es an die Veränderung, neue Aufgaben werden geplant oder bisherige Arbeitsabläufe neu aufgestellt, Ziele werden definiert.
- Perspektiven: In dieser Gesprächsphase liegt der Fokus auf der Perspektive des Mitarbeiters, welche beruflichen Perspektiven hat er im Unternehmen, was sind seine persönlichen Wünsche, und wie kann beides innerhalb des Unternehmen, auch mit Blick auf Förderung und Weiterbildung, gestaltet werden.
Hebe die Leistungen Deines Mitarbeiters gleich zu Beginn des Meetings hervor
Entscheidend für den weiteren Verlauf des Feedbackgesprächs mit Deinem Mitarbeiter ist, dass Du zu Anfang unbedingt seine Erfolge erwähnst und ihn lobst. Mach Dir deshalb vor dem Gespräch ausführlich darüber Gedanken, was Du lobend erwähnen möchtest und wo der Mitarbeiter eventuell auch Lob erwartet:
Gutes Lob, das
- an den Empfänger gerichtet ist,
- ehrlich gemeint ist und
- die richtigen Punkte hervorhebt
öffnet nicht nur Türen, sondern auch die Ohren und vor allem die Gesprächsbereitschaft Deines Gegenübers.
Danach darf dann das kritische Feedback folgen. Erwähne jetzt, was nicht so gut gelaufen ist und wo Verbesserungsbedarf besteht. Übe konstruktive Kritik und wähle Deine Worte gut aus. Zum Abschluss dieser Gesprächsphase darfst Du gerne wieder anerkennende Worte für Deinen Mitarbeiter finden.
Diese Art der Gesprächsführung nennt man das „Sandwich-Prinzip“:
- Lob
- Kritik
- Lob
Konstruktive Kritik in Lob gepackt, wird vom gegenüber leichter angenommen und sorgt für eine positive Grundstimmung.
Setze auf konstruktive Kritik als Motivations-Push für Deinen Mitarbeiter
Wie kann so eine konstruktive Kritik, die von Deinem Mitarbeiter gut angenommen werden kann aussehen? Hier ein paar Ideen und Beispiele:
- Mache Deine Kritik an konkreten Beispielen fest, gehe auf eine bestimmte Situation ein, vermeide Verallgemeinerungen („…konkret möchte ich auf die Situation XY Bezug nehmen“).
- Übe sachliche Kritik, bewerte nicht („Ich habe von Kunde XY erfahren, dass …“).
- Schildere Beobachtungen aus Deiner Sicht, vermittle Ich-Botschaften („Ich sehe die Situation wie folgt …“).
- Räume dem Mitarbeiter die Möglichkeit ein, das Thema aus seiner Sicht zu schildern und seinen Standpunkt zu erläutern („Habe ich das so richtig verstanden/ beobachtet …? Stimmst Du mir zu?”).
- Gib ihm auch die Möglichkeit zur (Selbst-)Korrektur („Was wirst Du tun, um dieses Situation in Zukunft zu vermeiden?“).
- Besprich mit ihm das weitere Vorgehen und gib Deinem Mitarbeiter Verbesserungsvorschläge an die Hand. Formuliere hier in der Wir-Form („Lass uns folgende Maßnahmen in Angriff nehmen …“).
Blickt visionär in die Zukunft und legt eure gemeinsamen Ziele fest
Die gemeinsame Zielsetzung ist unerlässlich für den Erfolg des Feedbackgesprächs. Nur wenn Du den Mitarbeiter mit ins Boot holst, wenn er mit Dir die Ziele visionär formuliert und festlegen kann, dann seid ihr in der Lage das Gespräch positiv abzuschließen. Nur so kann Dein Mitarbeiter motiviert aus dem Gespräch herausgehen, denn Deine Ziele sind dann auch seine Ziele, dann sind seine persönlichen Ziele mit den Zielen des Unternehmens verknüpft.
Wie kann es gelingen, diese Ziele zu setzen? (LINK auf den Artikel “Wie setze ich Ziele?”)
Im Fokus muss stehen, dass Du gemeinsam mit Deinem Mitarbeiter die Ziele formulierst, deren Erreichen realistisch möglich und für den Mitarbeiter persönlich zumutbar sind. Binde Deinen Mitarbeiter in die Zielfindung mit ein, frage nach seinen Ideen und Vorschlägen.
- Formuliert ein wünschenswertes Maximalziel.
- Legt ebenfalls ein Minimalziel fest, das ihr mindestens erreichen wollt.
- Daneben könnt ihr zusätzliche Alternativziele formulieren.
Durch dieses flexible Formulieren unterschiedlicher Zielsetzungen ist die Grundlage dafür geschaffen, dass Dein Mitarbeiter auf jeden Fall motiviert aus dem Gespräch geht. Darüber hinaus ist es sinnvoll, wenn ihr gemeinsam eine (grobe) Strategie festlegt, mit wichtigen Meilensteinen, bzw. Etappen, die ihr auf dem Weg zum Ziel erreichen möchtet.
Nutze im Gespräch diesen mächtigen Trick, um Deinen Mitarbeiter zu Höchstleistungen anzuspornen
Neben Lob und der gemeinsamen Zielsetzung kann die Motivation des Mitarbeiters auch über ein starkes Wir-Gefühl (LINK auf den Artikel “Wir-Gefühl stärken”) gepusht werden. Das geht allerdings über das reine Feedback-Gespräch hinaus.
Im Gespräch ist aber zunächst wichtig, dass
- Du offen auf Deinen Mitarbeiter zugehst,
- Probleme offenlegst und
- aufmerksam zuhörst, aber
- auf keinen Fall belehrend agierst.
Eines ist klar: In Deinem Unternehmen wird niemand für einen Fehler in die Ecke gestellt – es wird konstruktive Kritik geübt und gemeinsam nach Lösungen gesucht. Fehler passieren. Die Diskussion oder die Suche nach dem Schuldigen wird bereits im Keim erstickt!
Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Motivationsstrategien (LINK auf den Artikel “Mitarbeitermotivation”), die das Wir-Gefühl in Deinem Unternehmen stärken können, unter anderem gemeinsame Aktivitäten oder Rituale.
Fördere durch ein gemeinsames Versprechen das Commitment Deines Mitarbeiters
Abschließend ist es im Sinne der Transparenz und des gemeinsamen Commitments, dass ein Gesprächsprotokoll geführt wird. In diesem Protokoll werden die wichtigsten Eckdaten des Gesprächs
- Ziele,
- Meilensteine,
- Lob und auch
- Kritik
festgehalten.
Für das gemeinsame Commitment und die Identifikation Deines Mitarbeiters mit dem Unternehmen ist es zudem wichtig, dass Dein Mitarbeiter dieses Protokoll unterschreibt. Das stärkt noch einmal das Wir-Gefühl. Mit dieser Unterschrift zeigt Dein Mitarbeiter aber auch, dass er sich nicht nur dazu verpflichtet sieht, für diese Ziele zu arbeiten, er macht es gern. Er ist nach dem Gespräch voll motiviert, weil Du es geschafft hast, das Wir-Gefühl zu stärken und die Stimmung im Gespräch positiv zu gestalten.
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