Statt im Aktenschrank werden Informationen und Daten heute in der Cloud aufbewahrt. Geschäftsreisen werden zunehmend durch Online-Meetings ersetzt. Schriftverkehr per Fax oder Brief ist old school.
Digitale Prozesse erleichtern den Geschäftsalltag enorm. Aber sie bewirken im Unternehmen keine wirkliche digitale Transformation. Diese kommt erst zustande, wenn es dank Digitalisierung zu weitreichenden Prozessveränderungen im Unternehmen kommt.
In diesem Artikel erfährst Du:
- was Digitalisierung für Dein Unternehmen leisten kann,
- wie Digitalisierung Geschäftsprozesse optimiert,
- was Digitalisierung und digitale Transformation ist,
- wo Dein Unternehmen in puncto Digitalisierung steht und wo es noch Handlungsbedarf gibt,
was die Erfolgsfaktoren für Deine digitale Transformation sind.
Mit der Digitalisierung verändert sich alles: Bist Du bereit für den Wandel?
Experten behaupten, dass in den frühen 1990ern das digitale Zeitalter begann, in dem wir uns heute befinden. Die Vernetzung von Endgeräten, wie beispielsweise PCs, läutete die Ära ein. Heute kommt kein Unternehmen an der Digitalisierung vorbei.
Doch was bedeutet Digitalisierung eigentlich? Rein technisch gesehen ist es der Vorgang, Informationen und Daten in digitaler Form zu verwalten. Diese Informationen können von Computern bearbeitet und gespeichert werden. Dadurch werden Arbeitsabläufe optimiert und vereinfacht und effizienter gemacht. Das Scannen wichtiger Dokumente beispielsweise ist solch eine Informationsverarbeitung.
Zahlreiche Arbeitsprozesse verlaufen heute digital, ob Buchhaltung oder Produktmanagement, vieles im Unternehmen läuft nur über den Computer. Die Digitalisierung beeinflusst auch die Unternehmenskommunikation. Wurden früher mühselig Memos auf gedrucktem Papier per Hand verteilt, erfolgt heute fast in Echtzeit die Kommunikation per Mail und Chat. Informationsfluss und -menge sind enorm gestiegen.
Neue Technologien fortlaufend und angepasst einzusetzen, um das Optimum für das Unternehmen zu erzielen – auch das ist eine Definition für Digitalisierung. Kaum ein Businessalltag kommt ohne Digitalisierung aus. Nicht alle Führungskräfte befürworten diese Veränderung. Einige betrachten die Digitalisierung als notwendiges Übel. Sie wissen, dass diese Form der Technologie wichtig für den Fortschritt und die Wettbewerbsfähigkeit ist, aber dennoch fürchten sie die Umsetzung. Das ist schade. Denn Digitalisierung kann Kundenprozesse ganz neu definieren, Ausgaben reduzieren und neue Geschäftswege und -möglichkeiten eröffnen.
Vor allem Bereiche wie Mitarbeiterorganisation, Vertrieb, Kommunikation und neue Technologien sind ohne Digitalisierung kaum noch denkbar und nicht mehr praktikabel. Nicht zu vergessen: Marketing und Kundengewinnung. Die klassische Werbung wird zunehmend digitaler. Social Media ist ein Eldorado für zielgruppenrelevantes Marketing. Werbung wird heute oft so präsentiert, dass sie auf Smartphones, Tablets oder Smartwatches zur Kenntnis genommen werden kann. Hier sind entsprechende Techniken gefragt, wie zum Beispiel responsives Webdesign.
Optimiere Dein Unternehmen mit Hilfe der Digitalisierung
Die Digitalisierung vereinfacht und optimiert Arbeitsprozesse mittels Software- und Hardware-Lösungen. Die Vorteile der Digitalisierung zeigen sich vor allem in der verbesserten Wettbewerbsfähigkeit Deines Unternehmens.
In den letzten Jahren hat sich die Digitalisierung nicht nur technisch verändert, sondern sie hat auch wirtschaftlich und gesellschaftlich an Bedeutung gewonnen. Das zeigt sich in:
- der Automatisierung von Prozessen,
- dem Erfassen und Speichern von Informationen,
- der Kommunikation mit Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden,
- der Nutzung digitaler Kommunikationsendgeräte wie Smartphones, Tablets oder Smartwatches,
- neuen Internet-Medien,
- „Internet of Things“ – der Vernetzung von Alltagsgegenständen,
- der Steuerung von Gebäudetechnik (Smart Home) und
- der Einführung digitaler Währungen (Bitcoin, NFT).
Der Einfluss der Digitaltechnik auf Gesellschaft, Wissenschaft und Wirtschaft ist so gravierend, dass man aktuell von einer „Digitalen Revolution“ spricht. Jedes Unternehmen kann die Chancen der Digitalisierung für sich nutzen:
Optimierungen
- Kostensenkungen, da sich Arbeitsinhalte und die Organisation von Produktions- und Arbeitsprozessen wandeln.
- Produkte können schneller entwickelt werden und die Time-to-Market-Intervalle verkürzen sich.
- Die Produktqualität lässt sich ohne Mehrkosten verbessern.
- Verwaltungsprozesse zum Beispiel in der Buchhaltung oder dem Personalmanagement lassen sich vereinfachen und strukturieren.
- Die Rentabilität wird gesteigert.
Wettbewerbsvorteile
- Neue Geschäftsfelder lassen sich erschließen.
- Innovative digitale Geschäftsmodelle erobern den Markt.
- Die Cloud ermöglicht mehr Flexibilität und Skalierbarkeit. Sie kann unbegrenzt Daten speichern und global zur Verfügung stellen.
Kundenzentrierung („Customer Centricity“)
Das Sammeln von digitalen Daten ist für die Kundeneinschätzung elementar. Je mehr Informationen Dein Unternehmen über die Kunden sammelt, desto maßgeschneiderter lassen sich Kommunikation und Angebot gestalten. Das schnelle Erkennen der Bedürfnisse und Verhaltensweisen der Kunden erfordert jedoch auch eine schnelle Reaktion. Hier kommt die Automatisierung von Geschäftsprozessen ins Spiel. So kann das Unternehmen schnell auf Nutzergewohnheiten reagieren, die sich von einem Tag auf den anderen ändern können. Was heute gefragt ist, kann morgen ein Ladenhüter sein.
Kommunikation nach innen und außen
- Kollaborationsplattformen brechen Kommunikationsbarrieren und ermöglichen den Austausch innerhalb der Firma und mit Freelancern.
- Virtuelle Teams können zusammenarbeiten, obwohl sie geografisch getrennt sind.
- Onlinemarketing ist eine kosteneffiziente Werbemaßnahme, die personalisierte Kundenansprache nutzt.
- Chatbots, ob als skriptbasiertes oder selbstlernendes AI-Tool, bieten einen 24/7 Kundendienst.
- Smartphone-Apps sorgen für eine permanente Interaktion zwischen Unternehmen und Kunden.
Skalierung und Wachstum
- Vereinfachung von Kauf- und Bezahlprozessen
- Angebot neuer Produkte und Dienstleistungen
- Mehr Kunden können mit gleichbleibendem Aufwand betreut und bedient werden.
- Neue geografische Märkte lassen sich erschließen.
- vertikale Integration durch Direktverkauf an den Endkunden
Was unterscheidet Digitalisierung von digitaler Transformation?
Digitalisierung und digitale Transformation – diese Begriffe werden häufig in einen Topf geworfen. Doch es gibt einen gravierenden Unterschied: Digitalisierung umfasst nur einen einzelnen Prozess, beispielsweise die Rechnungsstellung. Wird ein Produkt verkauft oder eine Leistung erbracht, wird automatisch eine entsprechende Rechnung an den Kunden verschickt. Kein Mitarbeiter muss hier noch eingreifen. Der Prozess läuft automatisch bzw. digitalisiert ab. Das erleichtert den Mitarbeitern ihren Job und spart Zeit, die Auswirkung auf das gesamte Unternehmen ist aber eher gering.
Sollte das Unternehmen aber gleich mehrere Prozesse und Aufgaben digitalisieren, sind die Veränderungen einschneidend. Es handelt sich um eine digitale Transformation. Kosten werden reduziert, die Wettbewerbsfähigkeit erhöht, Abläufe und Dienstleistungen optimiert. Abhängig davon, wie weit die Optimierungen reichen, kann die digitale Transformation des Unternehmens sogar neue Einnahmequellen hervorbringen.
Ein Beispiel, wie sich Digitalisierung in digitale Transformation wandelt:
Netflix schaffte den Sprung von der Digitalisierung hin zur digitalen Transformation par excellence. Das Unternehmen begann 1997 mit der Digitalisierung von Filmen und Serien auf DVD und Blue-Rays. Diese wurden online verliehen und auf dem Postweg an die Kunden verschickt. Nur zehn Jahre später wurde dank digitaler Transformation aus der Online-Videothek ein Streaming Anbieter. Die klassischen Videotheken waren dem Untergang geweiht und Netflix hat mit seinem Streaming-Dienst ein ganz neues Geschäftsmodell erschaffen. Und es geht noch weiter mit der Transformation: Kundendaten werden genutzt, um das Angebot optimal auf die Wünsche der Kunden zuzuschneiden und Filme und Serien zu empfehlen. Das ermöglicht eine optimale Customer Experience.
Bestimme in 4 Schritten den Reifegrad Deines Unternehmens
Du bist jetzt völlig motiviert und möchtest Dein Unternehmen digital fit machen. Lobenswert! Aber bevor Du entsprechende Schritte einleitest, solltest Du den Ist-Zustand Deines Unternehmens analysieren. Das lässt sich sehr gut mit dem „Reifegradmodell Digitale Geschäftsprozesse“ des Branchenverbandes Bitkom umsetzen: Mit diesem Leitfaden können Unternehmen eine Standortbestimmung ihrer Geschäftsprozesse durchführen und feststellen, wie weit sie in puncto Digitalisierung bereits fortgeschritten sind – und wo es noch Handlungsbedarf gibt:
1. Auf welchem Stand ist Deine Technologie?
Analysiere die IT-Infrastruktur Deines Unternehmens. Was liegt an technologischer Basis vor und wie sieht das technologische Umfeld von Geschäftsprozessen aus? Sind die digitalen Lösungen stimmig und sinnvoll in die IT-Struktur des Unternehmens eingegliedert? Sind sie auch kompatibel mit weiteren Prozessdimensionen?
2. Sind Daten für Dich ein Wirtschaftsgut?
Frage Dich: Wie geht Dein Unternehmen im Geschäftsprozess mit Daten um? Werden diese regelmäßig analysiert und aktualisiert und gibt es qualifizierte Mitarbeiter, die diese Daten auswerten und nutzbar für weitere Prozesse machen können? Kannst Du diese Fragen positiv beantworten, sind Daten in Deinem Unternehmen ein Wirtschaftsgut.
3. Setze auf Qualität: Ein ineffizienter Prozess bleibt ineffizient, auch wenn er digitalisiert ist
Bevor es zu einer Digitalisierung von Geschäftsprozessen kommt, müssen diese optimiert werden. Denn ein mangelhafter Prozess ist auch nach einer Digitalisierung immer noch mangelhaft. Alle Prozesse müssen zu jeder Zeit ordnungsgemäß und rechtskonform laufen. Die Analyse und Optimierung der Prozessqualität (Business Process Management) ist Voraussetzung für eine erfolgreiche Digitalisierung.
4. Sind Deine Mitarbeiter für den Wandel geschult?
Auch die organisatorischen Rahmenbedingungen bestimmen den Reifegrad Deines Unternehmens. Diese betreffen zwar nicht vordergründig die Geschäftsprozesse, geben aber Aufschluss, ob die Voraussetzungen im Unternehmen für Digitalisierungsmaßnahmen gegeben sind. Entscheidend sind hierbei die Fragen:
- Wie groß sind der Rückhalt und die Veränderungsbereitschaft im Unternehmen?
- Wie steht das Management zu den Maßnahmen?
- Sind die Mitarbeiter qualifiziert für die neuen Aufgaben und Prozesse, die auf sie zukommen?
- Bist Du bereit, Deinen Mitarbeitern ggf. eine Weiterbildung im Rahmen der Digitalisierung zu ermöglichen?
Das sind die Faktoren, die über Deinen Erfolg bestimmen werden
Eine digitale Transformation eröffnet Deinem Unternehmen viele Chancen. Aber: Viele Führungskräfte scheitern an der Umsetzung. Die Lösung: Eine Strategie für die Neugestaltung von Firmenkultur und Geschäftsprozessen ist erforderlich. Folgende Faktoren musst Du dabei beachten um erfolgreich zu sein:
- Mindset anpassen: Eine Transformation kann aufwändig und mühsam sein. Viel Neues kommt auf alle Beteiligten zu. Daher ist es wichtig, dass Du Dein Unternehmen von Grund auf digital betrachtest. Du musst hinter allen erforderlichen Maßnahmen stehen. Das gilt auch für das Führungsteam und die Mitarbeiter. Die positive Haltung zu der Transformation ist essenziell für den Erfolg.
- Eignung des Teams: Das Führungsteam muss geeignet sein und über entsprechende Kenntnisse verfügen. Verständnis und Begeisterung für die digitale Transformation sind substanziell für den Erfolg.
- Weiterbildung der Mitarbeiter: Deine Mitarbeiter müssen die Kompetenz besitzen, technische und organisatorische Maßnahmen der Transformation auszuführen. Der Arbeitsplatz muss den digitalen Ansprüchen entsprechen. Unterstütze Deine Mitarbeiter mittels Weiterbildung.
- Innovationskultur errichten: Jede Innovation in Deinem Unternehmen muss von Deinen Mitarbeitern getragen werden. Veränderungen werden oft mit Skepsis betrachtet, hinzu kommen Ängste vor dem Unbekannten. Es ist wichtig, im Zuge der digitalen Transformation Fehler zu erlauben, um den Mitarbeitern die Angst vor neuen Aufgaben zu nehmen. Du musst Deine Mitarbeiter auf dieser digitalen Reise mitnehmen, sie einbeziehen und sie von den Vorteilen überzeugen.
- Angepasster Arbeitsplatz: Deine Mitarbeiter benötigen einen Arbeitsplatz, der dem aktuellsten digitalen Standard entspricht. Das gilt auch für die IT-Infrastruktur Deines Unternehmens.
Kommunikation: Der Austausch mit allen Mitarbeitern muss unbedingt funktionieren, ob digital oder klassisch analog. Wichtig ist, dass Nachrichten kommuniziert werden und bei dem Empfänger ankommen.
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